لائحة نظام الرقابة الداخلي

بسم الله الرحمن الرحيم
مقدمة
انه بناء ً على المادة ٣٢ من اللائحة التنفيذية لنظام الجمعيات والمؤسسات الاهلية والمادة ٣٨
من اللائحة الأساسية بأن يضع مجلس الإدارة أنظمة وضوابط للرقابة الداخلية والاشراف عليها
واجراء مراجعة دورية للتحقق من فاعليتها وما تقضي به من معايير حوكمة الجمعيات التعاونية
والتي تعد مطلبا أساسيا لضبط مسارات العمل ومن وقوع المخاطر وذلك على النحو التالي:
أولا: النطاق:
تحدد هذه السياسة المسؤوليات العامة على كافة العاملين ومن لهم علاقة تعاقدية وتطوعية في
الجمعية ويستثنى من ذلك من تصدر لهم سياسة خاصة وفقا للأنظمة واللوائح والعقود المبرمة.

ثانيا: مكونات مبادئ الرقابة الداخلية:
يشتمل أي نظام على ٥ مكونات أساسية لتحقيق الأهداف الرقابية:
١. بيئة الرقابة.
٢. تقييم المخاطر.
٣. الأنشطة الرقابية او إجراءات الرقابة.
٤. المعلومات والاتصال.
٥. المتابعة ومراقبة النظام.

الشرح:
١ بيئة الرقابة:
تعني الموقف العام للمدراء والإدارة وادراكهم وافعالهم المتعلقة بنظام الرقابة
الداخلية، واهميته في الجمعية.
العوامل المكونة لبيئة الرقابة:
-أداء مجلس الإدارة واللجان التابعة له ودورة في العملية ومشاركته
-فلسفة الإدارة وأسلوب العمل
-الهيكل التنظيمي للجمعية واناطة الصلاحيات والمسؤوليات
-نظام الرقابة الإدارية والمتضمن وظيفة التدقيق الداخلية
-السياسات المتعلقة بالموظفين والإجراءات وفص الواجبات.

٢ تقييم المخاطر:
يهتم هذا المكون بتحديد وتحليل المخاطر المتعلقة بتحقيق اهداف المنشاة والتعرف على
احتمال حدوثتها ومحاولة تخفيض حدة تأثيرها الى مستويات مقبولة.
٣ خطوات عملية تقدير المخاطر:
-تحديد الهدف
-تحديد الخطر واحتمال حدوثه
-إدارة المخاطر

 

٤إجراءات الرقابة
يعني كل السياسات والإجراءات التي اعتمدها مجلس الإدارة إضافة لبيئة الرقابة
لغرض تحقيق الأهداف الخاصة بالمنشاة وتتضمن إجراءات الرقابة ما يلي:
١.تقديم التقارير واختبار وتأييد المطابقات
٢.فحص الدقة المحاسبية للسجلات
٣.السيطرة على تطبيقات وبيئة نظم معلومات الحاسوب، مثلا تأسيس ضوابط
على: التغيير في برامج الحاسوب
٤.حفظ ومراجعة الحسابات الاجمالية وموازين المراجعة
٥.الموافقة والمراقبة على المستندات
٦.مقارنة المعلومات الداخلية مع المصادر الخارجية للمعلومات
٧.مقارنة نتائج جرد النقدية والأوراق المالية والمخزون مع السجلات المحاسبية
٨.تحديد حرية الوصول الفعلي المباشر الى الأصول والسجلات
٩.مقارنة وتحليل النتائج المالية مع مبالغ الموازنات القديرية

٥ المعلومات والاتصال:
يهتم هذا المكون بتحديد المعلومات الملائمة لتحقيق اهداف المنشاة، والحصول
عليها وتشغيلها وتوصيلها لمختلف المستويات الإدارية بالمنشاة عن طريق قنوات
مفتوحة للاتصالات تسمح بتدفق تلك المعلومات واعداد التقارير المالية.

٦ المتابعة او مراقبة النظام:
يهتم هذا المكون بالمتابعة المستمرة والتقييم الدوري لمختلف مكونات نظم الرقابة
الداخلية ويعتمد تكرار ونطاق التقييم الدوري على نتائج المتابعة المستمرة
والمخاطر ذات الصلة بنظام الرقابة الداخلية

ثالثا: أساليب الرقابة:
تتبع في الجمعية عدة أساليب للرقابة والمتابعة والضبط الإداري والتقييم وتصحيح
الانحراف وتعد التقارير الدورية لسير العمل والقرارات المقترحات اللازمة بالإضافة
لعمليات الضبط والرقابة الأخرى وترفع لمجلس الإدارة لاتخاذ الإجراءات اللازمة
والتوجيه حيالها وهي كالتالي:
١. التقارير الإدارية:
أ / يعد المدير التنفيذي تقريرا شهريا عن سير العمل يشمل كافة اقسام ووحدات
الجمعية بناء على التقارير اليومية الأسبوعية والشهرية او الفصلية التي تلقاها من
رؤساء الأقسام والوحدات والمتابعات المباشرة.

ب/ التقارير المحاسبية الشهرية: تعد من المشرف المالي والمحاسب شهريا عن حركة
الإيرادات والمصروفات خلال الشهر وترفع لمجلس الإدارة للاطلاع عليها واتخاذ ما
يراه من توصيات حيالها

ج/ فحص السجلات المحاسبية: تقوم لجنة التدقيق والمراجعة المالية بصفة دورية
بفحص السجلات المحاسبية وبيانات الإيرادات والمصروفات والسندات المالية واعداد
التقارير عنها ورفعها لمجلس الإدارة

د/ مراجعة الموازنات السنوية التقديرية: تقوم لجنة التدقيق والمراجعة المالية
بمراجعة وفحص الموازنات السنوية واعداد التقارير عنها ورفعها لمجلس الإدارة

و / يشترط للصرف من أموال الجمعية: صدور قرار من مجلس الإدارة بموافقة
المجلس عليه وتوقيع الرئيس او نائبة مع المشرف المالي على الشيك.

ي / المراجع الخارجي: يقوم المراجع الخارجي بمراجعة موازين المراجعة الربعية
والميزان الختامي والقوائم المالية والحسابات الختامية وإصدار تقارير عنها وتتم مراجعته من لجنة التدقيق والمراجعة المالية واعتماده من مجلس الإدارة ومصادقته
من الجمعية العمومية.

رابعا: المبادئ العامة:
أ / التكاملية: تكامل الرقابة واساليبها من الأنظمة واللوائح التنظيمية والخطط
الاستراتيجية والتنفيذية والتشغيلية في الجمعية
ب / الوضوح والبساطة: سهولة ووضوح نظام الرقابة وبساطته وفهم العاملين له
يسهم في سهولة التطبيق والنجاح والحصول على النتائج المستهدفة
ج / سرعة كشف الانحرافات والابلاغ عن الأخطاء: أن نظام الرقابة وفعاليته في
الجمعية لكشف الانحرافات والاخطاء والتبليغ عنها بسرعة وتحديد أسبابها لمعالجة
وتصحيح تلك الانحرافات وتقليل المخاطر
د / الدقة: ان دقة المعلومات ومصدرها هام للإدارة العليا لأنها تساعد على سرعة
صنع القرار واتخاذ الإجراءات والتوجيه المناسب وعدم الدقة في ذلك يعرض الجمعية
للمخاطر وتأخر المعالجة

خامسا: المسؤوليات:
يطبق هذا النظام على جميع من يعمل لصالح الجمعية في هذا المجال سواء كانوا
أعضاء مجلس أدارة او مسؤولين تنفيذيين او موظفين او متطوعين بصرف النظر
عن مناصبهم في الجمعية.