سياسة الاحتفاظ بالوثائق

 هذا الدليل يقدم الإرشادات التي على الجمعية اتباعها بخصوص إدارة وحفظ وإتلاف الوثائق الخاصة بالجمعية.
-النطاق
يستهدف هذا الدليل جميع من يعمل لصالح الجمعية وبالأخص أعضاء مجلس الإدارة  والمدير التنفيذي وامين مجلس الإدارة حيث تقع عليهم مسؤولية تطبيق ومتابعة ما يرد في هذه السياسة.
-إدارة الوثائق
يجب على الجمعية الاحتفاظ بجميع الوثائق في  مقر الجمعية، وتشمل الآتي:
اللائحة الأساسية للجمعية وأي لوائح نظامية أخرى.
سجل العضوية والاشتراكات في الجمعية العمومية موضحاً به بيانات كل من الأعضاء المؤسسين أو غيرهم من الأعضاء وتاريخ انضمامه.
سجل العضوية في مجلس الادارة موضحاً به تاريخ بداية العضوية لكل عضو وتاريخ وطريقة اكتسابها (بالانتخاب / التزكية) ويبين فيه بتاريخ الانتهاء والسبب.
سجل اجتماعات الجمعية العمومية
سجل اجتماعات وقرارات مجلس الإدارة
السجلات المالية والبنكية والعهد
سجل الممتلكات والأصول
ملفات لحفظ كافة الفواتير والإيصالات
سجل المكاتبات والرسائل
سجل الزيارات
سجل التبرعات
تكون هذه السجلات متوافقة قدر الإمكان مع أي نماذج تصدرها وزارة الموار البشرية والتنمية الاجتماعية. ويجب ختمها وترقيمها قبل الحفظ

 

الاحتفاظ بالوثائق 

يجب على الجمعية تحديد مدة حفظ لجميع الوثائق التي لديها وقد تم تقسيمها الى التقسيم التالي

الوثائق الرئيسة والرسمية
حفظ دائم

الوثائق المالية
حفظ لمدة 10 سنوات

وثائق الاجرائات
حفظ لمدة 4 سنوات

وثائق المستفيدين
4 سنوات  أو على حسب استمرار تقديم الخدمة للمستفيد

 

تعليمات مهمة:

يتم الاحتفاظ بنسخة إلكترونية لكل ملف أو مستند حفاظاً على الملفات من التلف عند المصائب الخارجة عن الإرادة مثل: النيران أو الأعاصير أو الطوفان وغيرها, كذلك لتوفير المساحات ولسرعة استعادة البيانات من خلال:

برنامج الحسابات للوثائق المالية.
برنامج الصادر والوارد للوثائق الرئيسية والرسمية.
برنامج إدارة خدمة العملاء لوثائق المستفيدين.
نسخ من وثائق الإجراءات على السيرفر.
يتم حفظ النسخ الإلكترونية في مكان آمن طبقاً لمنهجية حفظ البيانات الخاصة بالجمعية

إتلاف الوثائق:

تقوم الإدارة الطالبة لإتلاف الوثائق برفع طلب بالوثائق المراد إتلافها إلى المدير التنفيذي طبقاً لنموذج "طلب إتلاف وثيقة".
 

يراجع المدير التنفيذي  كل أربعة أشهر لبحث طلبات إتلاف الوثائق إن وجدت ويتم إعداد محضر رسمي بإتلاف الوثائق ويتم الاحتفاظ به في مكتب المدير التنفيذي :
يتم التخلص من الوثائق التي صدر بها محضر إتلاف بطريقة آمنة وتضمن خصوصية وثائق الجمعية كما تراعي سلامة البيئة وعدم الإضرار