لائحة دليل الاجرائات المالية
لائحة دليل الاجرائات المالية
عملية رقم ١: إعداد الموازنة التقديرية
يصدررئيس مجلس الإدارة أومن ينيبه سنويا ًقرارا بتشكيل لجنة لإعداد الخطة والموازنة على أن يكون ًالمدير التنفيذي رئيسا
للجنة، وتختص هذه اللجنة بالتالي:
*المسار:
أ-تحديد السياسات والإجراءات العامة للموازنة التقديرية.
ب-تحديد المعلومات المطلوبة والفرضيات والعوامل والعناصر المطلوب استخدامها في إعداد الموازنات التقديرية.
ت-إعداد جدول زمني للموازنة تلتزم بتنفيذه وحدات العمل.
ث-مراجعة و مناقشة خطط الإدارات ومكاتب الإشراف التابعة للجمعية.
ج-مراجعة ومناقشة وإقرار الموازنة بشكلها النهائي بعد تجميع الخطط والموازنات الفرعية.
ح-وضع التصور النهائي للخطة التشغيلية والموازنة التقديرية للجمعية وتقديمها لمجلس الإدارة للاعتماد والتصديق.
تُعد الجمعية الموازنة التقديرية للإيرادات والنفقات من خلال الترجمة المالية لتكاليف الخطة السنوية على أن تشمل الموازنة
التقديرية الأقسام التالية:
١.موازنة البرامج والأنشطة:
تضم كافة البرامج والأنشطة الخاصة بالجمعية، وأي مبادرات تخدم الهدف الرئيسي للجمعية والمتمثل في نشاط
الجمعية.
٢.الموازنة التقديرية للنفقات التشغيلية:
تضم تكلفة القوى البشرية القائمة على رأس العمل وتكلفة القوى العاملة المضافة خلال العام القادم وفق خطة التوظيف
المعتمدة في الخطة التشغيلية، ونفقات المواد والخدمات المستهلكة وتكلفة المعدات والتجهيزات وعلى أن يتم تبويب
هذه النفقات وفقا ً لدليل حسابات الجمعية ولكل مركز تكلفة على حده ويضاف إليها بند خاص بموازنة المصروفات غير المنظورة
.الموازنة التقديرية للإيرادات والتبرعات:
تشمل كافة إيرادات الجمعية الناتجة من عمليات الاستثمار وريع الأوقاف بالإضافة إلى تقديرات التبرعات لبرامج
وأنشطة الجمعية وكافة الإيرادات والدعم الذي يقدم للجمعية من الجهات الداعمة.
٤.الموازنة الرأسمالية:
تشمل موازنة الأصول الثابتة وموازنة الاستثمار الذي تعتمده الجمعية في الخطة التشغيلية.
٥.الموازنة النقدية التقديرية:
تتمثل في إعداد موازنة حركة السيولة النقدية للجمعية من خلال تأثير موازنة الإيرادات والنفقات بالإضافة إلى أرصدة
النقدية المتوقعة في بداية العام المالي.
٦.القوائم المالية التقديرية:
تشتمل على قائمة الإيرادات والمصروفات التقديرية للجمعية بالإضافة إلى قائمة المركز المالي التقديرية وفق معطيات
الموازنات السابقة.
عملية رقم ٢: إدارة المصروفات النقدية
إصدار سند صرف عام
من خلال تلك الصفحة يتم إصدار سندات الصرف العامة، مع مراعاة اختيار وسيلة الدفع وكتابة الوصف بشكل واضح لتسهيل
البحث فيما بعد ومراعاة تعيين الحسابات الدائن والمدين المناسبة للسند المُنشأ في جزئية بيانات القيد المُحاسبي.
المسار:
١.يتم إنشاء السند من خلال صفحة إصدار سند صرف عام.
٢.ينتقل السند إلى صفحة مراجعة المصروفات النقدية لمراجعته حيث يتم رفضه أو اعتماده.
٣.في حالة اعتماد السند بعد مراجعته ينتقل إلى صفحة المصروفات النقدية المعتمدة.
٤.بعد اعتماد السند يتم إنشاء قيد يومية له في صفحة إدارة قيود اليومية ويتم ترحيله تلقائياً.
أوامر صرف المستفيدين
تظهر كل أوامر الصرف المُنشأة من صفحة إصدار أمر مالي للمستفيدين في إدارة أوامر الصرف في مجلس الإدارة، وكذلك
معاينة المستفيدين المُنشأ لهم أمر الصرف مع معرفة المبلغ لكل أمر صرف.
*المسار:
١.يتم إنشاء أمر الصرف من صفحة إصدار أمر مالي للمستفيدين لدى لجنة الرعاية الاجتماعية.
٢.ينتقل أمر الصرف إلى صفحة أوامر صرف المستفيدين بإدارة الشؤون المالية للاطلاع على المستفيدين ومعرفة المبلغ
وكذلك تحميل مُسير الصرف
عملية رقم ٣: تحرير وصرف الشيكات
يعدالموظف المختص بتحريرالشيكات حافظة يومية من أصل وصورة بالشيكات الصادرة يوضح فيها رقم كل شيك ومبلغه واسم البنك
المسحوب عليه واسم المستفيد والمقابل الذي حرر من أجله الشيك ويسلم الأصل للمدير المالي.
§تقيد الشيكات الصادرة في حساب البنك بمجرد تحرير الشيك أو في اليوم التالي على الأكثر بمجرد مراجعة حافظة
يومية الشيكات.
§يتم الصرف لصاحب الحق نفسه بعد التأكد من شخصيته ويجوز أن ينيب عنه من يتسلم المبلغ بتوكيل معتمد.
§يجب تتبع الشيكات المعلقة والتي لم تقدم للصرف لمدة طويلة وعرض الأمر على الإدارة لاتخاذ اللازم.
§بنودها يُعد من أصل وصورة يرسل الأصل إلى المدير التنفيذي ويحتفظ بالصورة بالدفتر لأجل المتابعة والرقابة
وتقييم الأداء.
§ينبغي على الإدارة المالية أن تقوم في نهاية كل شهر بإعداد بيان تسوية بين الرصيد الذي يظهر في حساب البنك
بالسجلات والدفاتر، والرصيد الذي يظهر بالكشف المرسل من قبل البنك، وهذا الإجراء ضروري يقصد منه التحقق
من صحة وسلامة العمليات البنكية شهرياً، والتأكد من صحة رصيد كشف البنك طبقا ً لما هو في الدفاتر المحاسبية.
§يقوم المحاسب بمراجعة الشيكات الصادرة يوميا ً بتتبع تسلسل أرقامها ومطابقتها مع سند الصرف الخاص بكل شيك
ويتم التقييد في حساب البنك مع مراعاة أن يتم القيد يومياً.
§يتم الاحتفاظ بدفاتر الشيكات المستعملة حسب تسلسلها الرقمي للرجوع إليها عند الحاجة.
عملية رقم 4: إدارة المقبوضات النقدية
صدار سند قبض عام
من خلالها يتم إنشاء سند قبض عام لأي نوع مقبوضات
*المسار:
١.يتم إنشاء السند من خلال صفحة إصدار سند قبض عام.
٢.ينتقل السند إلى صفحة مراجعة التبرعات النقدية لمراجعته ثم رفضه أو اعتماده.
٣.في حالة اعتماد السند بعد مراجعته ينتقل إلى صفحة التبرعات النقدية المعتمدة.
٤.بعد اعتماد السند يتم إنشاء قيد له في صفحة إدارة قيود اليومية ويتم ترحيله تلقائياً.
عملية رقم 5: إضافة قيد يومية
من خلالها يتم تسجيل القيد وإضافة العمليات الخاصة بالقيد وفي حالة كان إجمالي الدائن يساوي إجمالي المدين يتم ترحيل القيد
تلقائيا ً ليظهر في التقارير، أما إذا كان غير متزن فلا يتم ترحيله ويظهر في الصفحة التالية صفحة إدارة قيود اليومية ليتم تعديله
فيما بعد لجعل القيد متزن، حيث يتم الاعتماد من قبل المدير المالي
عملية رقم 6: الرواتب والأجور
إدارة سجلات الرواتب
يتم اختيار الشهر المُراد تجهيز رواتب الموظفين لصرفها،
*المسار:
١.يتم إدخال بيانات دخل الموظفين في ملفاتهم الوظيفية.
٢.يتم تسجيل تاريخ الشهر في صفحة إدارة سجلات الرواتب.
٣.يتم التعديل على رواتب الموظفين أو حذف بعضهم حسب الحاجة لذلك.
تصدير مسير الرواتب
لتصدير تقارير مسيرات الرواتب واعتماد صرفها من قبل صاحب الصلاحية.
عملية رقم 7 إعـــداد التقارير
١.تقوم الشؤون المالية في الجمعية بتقديم تقرير دوري كل شهر، وتقرير آخر كل ثلاثة أشهر مبينة ً فيه الإيرادات
والمصروفات الفعلية مقارنة بالتقديرات الواردة بالموازنة التخطيطية لعرضه على المدير التنفيذي للجمعية، ونسخة
معتمدة لجهاز الرقابة المالية للجمعية.
٢.تلتزم الشؤون المالية بتقديم موازين مراجعة شهرية مفصلة بالمجاميع والأرصدة والتفصيلات المطلوبة لجهاز
الرقابة المالية فيما لا يتعدى )١٥( يوما ً من الشهر التالي ونسخة منها إلى المدير التنفيذي.
٣.تقوم الشؤون المالية بتقديم تقرير ربع سنوي وآخر نصف سنوي مبينة ً به المركز المالي للجمعية ومقدار الفائض أو
العجز النقدي في نهاية كل فترة والفائض أو العجز النقدي المتجمع لعرضه على إدارة الجمعية.
٤.في نهاية كل سنة مالية يتم إعداد القوائم المالية والحسابات الختامية معتمدة من المراجع الخارجي وبحد أقصى
شهرين من انتهاء السنة المالية., ويتولى أحد مكاتب المحاسبة المرخص لها فحص حسابها الختامي.
عملية رقم 8: القوائم المالية
في نهاية كل سنة مالية يتم إعداد القوائم المالية والحسابات الختامية معتمدة من المراجع الخارجي وبحد أقصى شهرين من
انتهاء السنة المالية حيث يتولى أحد مكاتب المحاسبة المرخص لها فحص حسابها الختامي قبل الاجتماع
السنوي للجمعية العمومية بثلاثة أشهر وعلى مكتب المحاسبة مراعاة ما يلي:
١. السنة المالية للجمعية هي نهاية السنة الميلادية.
٢. إعداد الميزانية العمومية الخاصة بالسنة المالية المعنية مع تخصيص خانة للمقارنة مع السنة المالية السابقة.
٣. إعداد حساب الإيرادات والمصروفات الخاص بالسنة المالية المعنية مع تخصيص خانة للمقارنة مع السنة المالية السابقة.
٤. إعداد قائمة للمقبوضات والمدفوعات النقدية التي تمت خلال السنة المعد عنها الميزانية.
٥. إعداد إيضاحات مصروفات الجمعية.
٦بيان استهلاك الموجودات من .الأصول الثابتة يوضح نوع الأصل وقيمته الأساسية في أول السنة المالية وقيمة قسط
الاستهلاك السنوي، ونسبة الاستهلاك مع توضيح أي إضافة جديدة أو إستبعادات وبيان التاريخ في كلا الحالتين.
٧. احتساب الإيرادات والمصروفات العينية مقدرة بقيمة فعلية بموجب محاضر التقدير التي تعدها الجمعية وإظهار قيمة المتبقي
منها ضمن كشوف الجرد.
٨إعداد كشوفات بإيرادات ومصروفات وصافي الدخل المشروعات المختلفة كل على حدة، مع بيان سنة المقارنة لصافي .
الدخل.
٩إيضاح ممتلكات الجمعية من العقار كلا ً على حدة. .
١٠. بيان كل قيمة إعانة حصلت عليها الجمعية من الوزارة حسب نوعها.